Definisi Invoice dan Pentingnya Invoice dalam Dunia Bisnis

Dalam transaksi bisnis, bukan hanya jual beli yang penting, tapi juga kelengkapan dokumen dalam transaksi. Selain sebagai arsip dan pencatatan, adanya dokumen transaksi juga memudahkan penjualan sehingga tertata rapi tanpa adanya masalah dalam pengiriman atau pembeli yang belum membayar.

Salah satu dokumen penting yang harus ada di dalam bisnis adalah invoice. Invoice adalah dokumen yang juga dapat digunakan sebagai penagih ketika pembeli belum membayarkan tagihannya meski sudah masuk tenggat waktu.

Selengkapnya mengenai definisi invoice dan pentingnya invoice dalam bisnis, akan dibahas di sub bab selanjutnya.

Definisi Invoice

Sumber: https://scalefactor.com/scaleblog/choose-right-invoice-management-software/

Invoice adalah dokumen penting yang diterbitkan oleh pihak penjual kepada pembeli ketika terjadi transaksi kredit. Kebanyakan pelaku bisnis lebih mengenal faktur daripada invoice, karena invoice adalah faktur. Hanya bahasa saja yang berbeda.

Invoice adalah dokumen yang tidak hanya dibuat satu lembar, tapi beberapa lembar karena digunakan juga sebagai arsip. Biasanya, invoice dibuat dalam tiga rangkap, yang mana diberikan kepada bagian penjualan, keuangan, serta kepada pembeli.

Pentingnya Perusahaan memiliki Invoice adalah

Sumber: https://www.versapay.com/sparc/user-guide-paying-an-invoices

Karena dibuat dalam tiga rangkap, tentu invoice begitu penting dan memiliki fungsi yang berbeda tergantung pada pihak yang memilikinya. Utamanya, fungsi invoice adalah sebagai dokumen penagihan atas transaksi yang sudah terjadi, dari penjual kepada pembeli.

Selain itu, ada beberapa alasan pentingnya perusahaan memiliki invoice diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Melindungi Penjual dengan Payung Hukum

Dalam transaksi jual beli, terkadang pihak penjual dirugikan karena pembeli yang tidak mau membayar. Padahal, barang sudah diterima semua oleh pembeli. Dalam hal ini, ketika pembeli menolak membayar pesanan ketika barang sudah sampai, maka sebagai penjual dapat menuntut pembeli. Dengan invoice, penjual dapat dilindungi secara hukum.

  1. Sebagai Arsip Perusahaan

Pentingnya mengeluarkan invoice adalah sebagai arsip perusahaan. Karena di dalam invoice memuat tanggal terjadinya transaksi, siapa yang terlibat dalam transaksi, daftar barang yang telah terjual, serta informasi penjualan lainnya.

  1. Sebagai Arsip Keuangan

Fungsi selanjutnya dari invoice adalah sebagai arsip keuangan. Dimana divisi keuangan akan menggunakan invoice sebagai referensi atau rujukan ketika melakukan pembukuan. Sehingga, perusahaan dapat mengatur jumlah pemasukan atau pengeluaran uang secara efektif.

  1. Sebagai Alat Analisis Bisnis

Tidak hanya kondisi pasar yang dapat dijadikan sebagai bahan analisis bisnis. Invoice juga dapat digunakan sebagai alat untuk menganalisis bisnis. Dimana melalui invoice, perusahaan dapat melihat bagaimana pola pembelian yang sering dilakukan pelanggan. Dengan demikian, perusahaan dapat mempersiapkan strategi seperti apa yang akan dilakukan ke depannya.

  1. Sebagai Dokumen ketika Melakukan Komplain

Ada kalanya kesalahan tidak hanya di sisi pembeli saja, tapi juga sisi penjual. Dimana terkadang barang yang dikirim tidak sesuai atau jumlah harga atau perhitungan tidak sesuai. Dalam hal ini, pembeli juga dapat melakukan komplain. Apabila barang yang diterima tidak sama dengan invoice dan tagihan pun berbeda dengan invoice, maka dapat melakukan klaim. Serta jika penjual memberi opsi asuransi, ketika barang yang dikirim cacat, maka pembeli berhak melakukan klaim asuransi juga.

Saat ini, kelengkapan bisnis seperti invoice sudah harus dipersiapkan sejak dini. Meskipun perusahaan belum pernah menerima order secara kredit. Tapi, tidak ada salahnya mempersiapkan terlebih dahulu, bukan?

Pihak perusahaan juga tidak pernah tahu jenis pembeli seperti apa yang akan datang membeli. Sehingga, ada baiknya mempersiapkannya sejak dini dan supaya manajemen pencatatan transaksi di perusahaan tertata dengan baik.

Leave a Comment